ôThe Migration Boardö es la autoridad del Gobierno Central de Suecia responsable del sobreseimiento de los movimientos de inmigrantes, tanto fuera como dentro del país. Algunos de sus cometidos son: Gestión de los permisos de visita y residencia en Suecia, Gestión de los trámites de asilo, Asesoría en las necesidades de la ciudadanía, Asistencia en el retorno voluntario al país de origen, Trabajo conjunto con organizaciones cómo ACNUR (Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados), Asegurar que las autoridades trabajan de forma conjunta y productiva para resolver los temas relacionados con la migración, etc.
The Migration Board detectó la necesidad de solventar 3 deficiencias operativas: la cantidad de tiempo que se invertía en el procesado de los formularios, la transferencia física de documentos entre las oficinas exteriores y la entidad sueca y la cantidad de espacio necesario para almacenar toda esa documentación. Con este fin se creó un equipo formado por un responsable del Departamento de IT y los responsables de cada uno de los departamentos implicados, quienes determinaron que era necesario contar con un sistema de gesti¢n de la informaci¢n generada en toda la empresa. Esta labor fue encomendada a BancTec.
BancTec form¢ su propio equipo de proyecto, quienes trabajan en continuo contacto con los diferentes departamentos para hallar la soluci¢n que mejor se adapte a las necesidades de The Migration Board.
La soluci¢n de BancTec, est compuesta por 2 estaciones de escaneado, 1600 ordenadores con Microsoft Windows 2000 Advanced Server, Netscape/ Explorer y eFIRST archieve+ con Sistema de repositorio de documentos. En t’rminos generales, la soluci¢n de BancTec capacita a cualquiera de los usuarios de The Migration Board para encontrar y recuperar toda la informaci¢n a trav’s de la Intranet, independientemente del lugar o modo de almacenamiento.
El gran volumen de documentos asociados a la petici¢n de asilo o ciudadan¡a, incluyendo mapas, formularios, cuestionarios, autentificaci¢n de identidad, entrevistas, certificados, etc. son escaneados dentro del sistema y almacenados con el eFIRST archieve+, que los agrupa en carpetas nominales. Adem s, el sistema est estrechamente integrado con Microsoft Word, permitiendo que los documentos sean directamente almacenados por eFIRST archieve+
