Según Luis Moral, Director General de CALCONSA, «hasta la implantación de e-synergy, nuestro principal punto crítico estribaba en que cada proyecto soportaba un gran volumen de documentos y archivos electrónicos, tanto técnicos (CAD, Cype, Tricalc, 3D,…) como administrativos (World, Excel,…); que hacían inviable su tratamiento sino era bajo una solución integrada como e-Synergy. Gracias a esta solución hemos cubierto todos los flancos necesarios.«
En primer lugar, al estar compuesto el equipo técnico de la empresa por una veintena de arquitectos aparejadores e ingenieros, era de vital necesidad el control de las tareas de cada uno de los recursos que integran la plantilla técnica, principal elemento de producción de la empresa. Hasta la adquisición de e-Synergy, este control se llevaba a cabo a través de innumerables hojas de planificación y realización de tareas que se hacían con Excel, donde cada técnico, plasmaba las horas ejecutadas para cada proyecto y la descripción del trabajo que había realizado. Ello llevaba consigo, que el responsable de cada equipo de trabajo, en primer lugar, no tenía una planificación de los trabajos de cada componente, y en segundo lugar, que la información se quedaba continuamente obsoleta por cada trabajo ya terminado, dado que la información se volcaba quincenal o mensualmente, produciéndose por ello tiempos muertos, inclusive registrándose pérdida de información y teniendo que recurrir a la memoria de los integrantes del proyecto.
Luis Moral continúa comentando «nuestra compañía maneja todo tipo de documentos técnicos, planos, dibujo, etc., los cuales hasta el momento, estaban impresos y se guardaban en la carpeta física del expediente correspondiente; o si se trataba de ficheros electrónicos como AUTOCAD, TRICAL o CYPE, estaban en el disco duro del técnico que los realizaba. Ello conllevaba, que la información estuviera dispersa y cuando una persona sacaba un plano del expediente, hacía que cualquier otro empleado implicado en el mismo, tuviera que emplear parte de su tiempo en buscarlo. Asimismo, las modificaciones efectuadas sobre los ficheros, se quedaban en el disco duro de las personas que lo realizaban, existiendo diversas versiones de un mismo plano.«
Se necesitaba un control de los expedientes de obra, para saber qué tareas se estaban realizando sobre el mismo y que persona tenía adjudicada dichas tareas. Ello se realizaba, manualmente, es decir, la persona que tuviera que hacer algo sobre el expediente, cogía la carpeta físicamente y la llevaba a su mesa de trabajo, dejando por consiguiente sin acceso a la misma, al resto de la organización.
Tras un estudio de funciones llevado a cabo sobre cada miembro de la plantilla, se crearon los ficheros de RR.HH, asignándose a las divisiones correspondientes. Toda la problemática de la planificación de las tareas, se solventó satisfactoriamente con los módulos e-Worflow y e-RRHH. «Actualmente todos los técnicos tienen asignadas sus tareas, que figuran en su planificación en el estado en que se encuentren. Con procedimientos como Cálculo, Delineación, Estudio y correcciones de planos, Memorias Pendientes, Estudios de Planos para Ofertas, etc. se han normalizado las tareas de los técnicos, teniendo actualmente un control exacto, de las horas planificadas y realizadas por cada expediente y cliente» puntualiza Luis Moral.
Todos los documentos, están guardados electrónicamente con el módulo e-Documents. Gracias a ello, se han establecido las distintas categorías de los mismos, según las necesidades de la compañía. De esta manera, cuando cualquier persona de la organización desee consultar un determinado documento, sólo tiene que acceder en e-Synergy al expediente ó al cliente en cuestión, con el consiguiente ahorro en tiempo, y disponiendo siempre de la última versión actualizada. «Asimismo, es habitual que tanto los delineantes y calculistas trabajen desde su casa, anteriormente a la implantación de e-Synergy tenían que trasladar documentos o bien grabarlos previamente en CD’s. Hoy acceden al portal remotamente, pudiendo trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora.»
CALCONSA ha conseguido un control de los expedientes absoluto. Se puede saber qué técnico tiene adjudicado un determinado expediente y las tareas realizadas sobre el mismo. Todos y cada uno de los empleados pueden consultar sobre un expediente, siempre y cuando su nivel de seguridad, previamente fijado, les autorice a ello.
Igualmente, la relación con los clientes, se basaba en muchos minutos de comunicación personal ó telefónica, comentando los detalles de los planos de obra, estructuras, diseño, etc. En breve se abrirá el portal a clientes, por lo que éstos podrán comunicarse con los técnicos de CALCONSA de manera directa, evitando con ello tiempos y costes en comunicación. De ahora en adelante, los clientes podrán consultar previa autentificación y de manera directa sus documentos, sin necesidad de solicitarlos.
«Para concluir – comenta Luis Moral– nuestra relación con Exact Software esta siendo extremadamente beneficiosa. Su solución nos ha resultado de incalculable ayuda tanto en términos de crecimiento de nuestro negocio como con nuestra relación con terceros. E-synergy nos ha facilitado la posibilidad de crecer e incrementar nuestro nivel de servicios al cliente sin necesidad de ampliar plantilla.»
CALCONSA (Cálculo y Control de Cimentaciones y Estructuras, S.A.), es una empresa consultora y de servicios fundada en 1986 y con sede social en Sevilla. Entre sus diferentes ámbitos de trabajo, se encuentra el cálculo y proyecto de cimentaciones, estructuras y el suministro de elementos de forjado. Su credibilidad y reconocimiento a nivel nacional viene demostrado por la calidad del servicio que la empresa proporciona y por su solvencia técnica y económica. Buena muestra de ello, lo confirma el hecho de que en diciembre de 1996, la Junta Consultiva de Contratación Administrativa del Ministerio de Economía y Hacienda registró y homologó a CALCONSA como Empresa Consultora y de Servicios, lo que le confiere y clasifica para realizar obras oficiales.
Fundada en Delft (Holanda) en 1984, Exact Software se dedica al desarrollo, venta, implantación y soporte de soluciones HRM, CRM, ERP y e-business para empresas de tamaño medio y filiales de grandes organizaciones. Cuenta con más de 2.200 empleados en más de 60 filiales y cotiza en la bolsa de Amsterdam desde 1.999. En España, su filial está presente desde 1995.
