Data Base Factory gestiona más de 30 colecciones diferentes, lo que supone la gestión de un flujo de documentos de pago que puede alcanzar los 15.000 documentos diarios entre cheques, tarjetas de crédito, giros… La compañía ofrece sus servicios en el ámbito del back-office empresarial, lo que incluye la gestión de pedidos, correspondencia, llamadas, atención de reclamaciones, facturación, envíos…, a la vez que se encarga de la gestión de la relación con el cliente y del sitio comercial.
Ante la necesidad de tratar diariamente con decenas de miles de documentos en papel y con el fin de reducir los plazos de cobro, Data Base Factory optó por equiparse con un dispositivo de Lectura Automática de Documentos y de archivado. La respuesta la dio SWT. El software b-Wize MONEY permite a Data Base Factory tratar automáticamente los pagos y documentos adjuntos que recibe a diario, y que se prevé puedan llegar a alcanzar los 40.000 documentos al día durante el presente año.
“Los retos son evidentes”, asegura Mr. Alexandre Micault, director general de Data Base Factory. “De entrada, era necesario reducir el tiempo empleado en el tratamiento manual de los documentos. Por otro lado, y teniendo en cuenta que los clientes sólo reciben el artículo una vez han abonado el número precedente, era indispensable acelerar al máximo la facturación de los clientes para facilitar el proceso”.
Gracias al software proporcionado por el fabricante francés, la gestora prevé aumentar la productividad en el tratamiento de los medios de pago y documentos asociados, así como acelerar el proceso de cobro.
En definitiva, la calidad de la relación con el cliente es esencial para la compañía. “Gracias a la utilización de b-Wize MONEY y a la aceleración de la facturación, hemos reducido considerablemente nuestros procesos internos. Antes, esto provocaba malestar entre algunos de nuestros clientes, y generaba numerosas reclamaciones. Ahora hemos conseguido optimizar el seguimiento de nuestra clientela y acelerar el envío de nuestros artículos”, continúa.
