Gestión automatizada de datos:
La gestión de una factura sigue un largo proceso que va desde su recepción por correo, o cualquier otro método de envío, hasta su tratamiento final. Muchas empresas los introducen manualmente en sus propios sistemas de contabilidad, a partir de los documentos en papel.
Gracias a BancTec, este paso es gestionado por una solución de numeración de facturas y el uso de una nueva tecnología: el Reconocimiento Inteligente de Documentos. Esta tecnología permite la consulta y lectura de documentos no estructurados, gracias a la gestión automática de los principales datos que contienen.
Los errores derivados de la gestión manual son mayores cuanto más largo es el tiempo de gestión e incluso pueden llevar a la no localización de un documento necesario. El coste derivado de esta gestión y de la posterior búsqueda de los datos en caso de ser necesario es altamente considerable.
Gracias a un incremento de precisión y de la capacidad de liberar al personal de las labores de gestión y validación de documentos, la solución eFIRST Invoice+ presentada por BancTec elimina los errores de transposición.
Una perfecta gestión de los flujos de circulación y gestión:
En una solución basada en el papel, la factura es enviada al departamento correspondiente para su aprobación, generalmente a través del correo interno. El contenido del documento es comparado con la compra; la factura es actualizada manualmente comparándola con la distribución de costes. Posteriormente es firmada y devuelta, lo que a menudo induce a demoras y pérdidas.
eFIRST Invoice+ integra componentes del Workflow y del Case Management para la gestión de los flujos de circulación, tratamiento y gestión de documentos. Ofrece así al usuario una confirmación de entrega en tiempo real y la posibilidad de gestionar el proceso desde cualquier nivel dentro de la organización.
Basada en la tecnología de Internet, facilita el acceso a los usuarios remotos. Los pasos de cruces automatizados integrados a la planificación de los recursos de la empresa o los sistemas financieros existentes permiten garantizar una repartición precisa de los costes a través de aplicaciones ERP.
Acceso instantáneo a la información:
Las facturas son normalmente archivadas en microfichas; la demanda de esta información ya almacenada y su posterior recuperación es un ejercicio costoso. Este proceso es ineficaz y el espacio necesario para su almacenamiento es invariablemente crítico. Este tipo de almacenamiento de la información puede convertirse en caótico a la hora de necesitar recuperar los documentos.
La solución eFIRST Invoice+ utiliza componentes de archivo de imágenes y datos que permiten al usuario acceder instantáneamente a la información a través de numerosas palabras clave en pos de recuperar de manera específica el documento requerido. Por otro lado eFIRST Invoice+ es una solución escalable, capaz de tratar las excepciones de manera controlada para, en consecuencia, ofrecer una respuesta rápida capaz de eliminar los errores.
La solución eFIRST Invoice+ de BancTec ofrece visibilidad y control a todos los niveles de dirección, para el seguimiento de una factura. Contribuye a eliminar toda duda y demora, y a regular la contabilidad al minuto, consiguiendo los mejores resultados en el momento más apropiado para la empresa.
Gracias a la tecnología punta de los componentes que forman eFIRST Invoice+, la solución permite reducir los pasos del tratamiento de las facturas, saber en qué momento exacto del proceso se encuentran y acceder a ellos de una forma mucho más rápida y fácil de coste reducido.
