Un estudio realizado en 2003 por Hackett Group afirmaba que un 47 por ciento de las empresas utilizan hojas de cálculo estándar para realizar presupuestos y planificación. Este análisis consideraba que las hojas de cálculo, por haber sido diseñadas como soluciones personales, no permiten un correcto intercambio de los datos entre diferentes directivos y departamentos de las compañías ni mantener sincronizados datos como presupuestos o informes, por lo que el potencial de cometer errores es muy alto. Según otro estudio, realizado por Raymond R. Panko en 2000, entre los errores más habituales relacionados con la utilización de las hojas de cálculo en la gestión empresarial se encuentran errores en el tecleado de un número, equivocaciones al incluir los datos en las diferentes celdas, errores lógicos que afectan a fórmulas completas y errores de omisión, que pueden ser muy difíciles de detectar.
Este «umbral de error», según Hyperion, resulta especialmente preocupante en un momento de cambios legislativos y ante la entrada en vigor de normativas de buen gobierno como la Ley Aldama, donde la confianza de los inversores debe apoyarse en la capacidad de los responsables financieros para permitirles realizar un lento y profundo escrutinio de la contabilidad y de los informes prácticamente en tiempo real. En este sentido, la planificación y generación de presupuestos son los componentes críticos de la gestión empresarial y en los entornos competitivos de los mercados actuales únicamente se pueden afrontar los retos utilizando soluciones que permitan realizar previsiones y planificaciones de forma continua y dinámica. Para competir en la economía actual, los directivos deben tener suficiente flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado y a las nuevas estrategias competitivas, al tiempo que sus responsables de TI deben ser capaces de aportar soluciones que no paralicen la actividad de la empresa.
Aunque muchos directivos españoles han mostrado su preocupación por el almacenamiento de cantidades enormes de información incluida en decenas o cientos de hojas de datos, en la actualidad son muy pocas las empresas que han optado por soluciones innovadoras como el Business Performance Management para resolver este problema, incrementar sus resultados económicos y ahorrar tiempo y dinero.
En este sentido, un estudio realizado en 2003 por META Group afirmaba que cerca del 85 por ciento de las empresas estaban considerando implantar soluciones de Business Performance Management durante los siguientes 18 meses para mejorar su capacidad de toma de decisiones y la eficiencia en los informes y planificaciones. Este estudio atribuye este aumento sustancial en la adopción del Business Performance Management a la mayor importancia que se le concede a las analíticas integradas, la recuperación de las inversiones en TI dentro de las empresas y la necesidad de tener que cumplir con nuevas normativas como IAS 2005, Sarbanes-Oxley o Ley Aldama.
Las soluciones de Business Performance Management proporcionan capacidades de planificación, presupuestación y previsiones basadas en web que permiten realizar procesos de planificación integrados basados en los acontecimientos adecuados para una amplia gama de necesidades financieras y operativas de la empresa. Este tipo de aplicaciones permiten a las compañías seguir y monitorizar sus planes de negocio y previsiones traduciendo los objetivos estratégicos en objetivos y resultados operativos. Al introducir la información utilizando software de Business Performance Management, se eliminan los riesgos de gestión asociados a las hojas de datos, al mismo tiempo que se incrementa la capacidad de reacción en la gestión del día al día de la empresa y se ahorra dinero y tiempo.
Según José María Alonso, Director General de Hyperion Ibérica, “la administración empresarial actual demanda un mejor control de la información, algo que las compañías no pueden conseguir simplemente utilizando hojas de cálculo. Las hojas de cálculo son incapaces de cubrir nuevas necesidades como informar con claridad a los inversores y cubrir sus demandas de información pormenorizada sobre la situación financiera, o contrastar a nivel interno la información procedente de las diferentes fuentes de información y generar informes. En nuestra opinión, las empresas necesitan obtener un acceso claro a la información, de forma que les permita realizar una óptima planificación del futuro de la compañía”.
