Son dos las organizaciones responsables de la administración del fondo social (que en Suecia es voluntario, aunque más del 90% de los empleados está suscrito a él): Tjõnstemannaf÷rbundet HTF, con 13 oficinas regionales y especialista en el sector minorista y Smaf÷retagarnas Arbetsl÷shetskassa, con oficina en Estocolmo, especialista en pequeña y mediana empresa.
Ambas compañías plantearon sus necesidades y decidieron solventarlas de forma conjunta. Por un lado HTF necesitaba un sistema escalable, construido sobre plataformas estándar, fácil y rápido de implantar; por el otro SmaA se enfrentaba a una necesidad diferente: reducir la gran cantidad de papel, tanto su coste y gestión como su almacenamiento.
eFIRST archieve, el sistema de repositorio universal de archivos de BancTec, se ajustaba a las necesidades técnicas y funcionales de ambas entidades, quienes se vieron alentadas por el afianzamiento de BancTec en el mercado mundial (con ingresos superiores a los $0,5 billones y más de 4000 empleados en todo el mundo) y por el reciente ejemplo de implantaci¢n realizado en «The Sweedish Migration Board»
El proceso es el siguiente: los documentos de los contribuyentes son recibidos en las oficinas a trav’s de fax, correo ordinario o correo electr¢nico. Gracias al sistema de BancTec, los documentos son clasificados y escaneados; as¡ cada cliente tiene asignada una carpeta en el sistema donde se recoge toda su documentaci¢n.
Tan pronto como el documento se ha clasificado en su carpeta correspondiente, el responsable de este expediente determina si toda la informaci¢n es correcta y completa. De no ser as¡, la carpeta es enviada a un administrador que solicita al contribuyente la documentaci¢n necesaria.
Una vez recopilados todos los documentos, se toma la decisi¢n que, en caso de ser positiva, es comunicada instant neamente al departamento de finanzas para que proceda al pago del fondo de ayuda al desempleado.
